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学術集会の抄録集は、日本エイズ学会誌の第4号として日本エイズ学会が発行します。従って、抄録集に掲載された半ページほどの抄録も、一種の文献として個人の業績集に加えることができます。このように最近は発表抄録も学会誌に載ることになっているのです。では学術集会特集号とも言える抄録集ができあがるまでの手順を説明しましょう。
抄録集のデータは私たち学術集会事務局が持っています。つまりコンベンション運営企画会社(私たちの場合はコングレさん)を含む私たちが版下という、印刷できる直前のデータまで作るのです。数人の目で原稿チェック、レイアウトのチェック、目次の作成など。従来のものを踏襲しながら、できるだけ使いやすいものにしたいと考えています。
完成したら日本エイズ学会誌を製作している(財)学会誌刊行センターに送ります。ここからさらに印刷所に送られ、刷り上がった抄録集が、本番1ヶ月前ぐらいに全国の会員に届けられます。印刷費や郵送費は学会員の年会費のうちであり、収支は日本エイズ学会になります。
学術集会当日に学会員でない人が参加をされた場合、会場受け付けの横で抄録集を買い求められます。だいたい6000円程度です。この売り上げは学会本体に入り、私たちではありません。ついでながら抄録集の中にコマーシャルが入ったりしますが、この収入も学会本体です。
学会誌刊行センターの担当者は「早く版下が届かないかなぁ」と待ちくたびれているでしょうね。
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